El firmante puede estar donde sea. El notario no.

Florida permite la notarización remota en línea desde que la ley entró en vigor el 1 de enero de 2020.⁸ Casi toda explicación del tema arranca por el firmante: su vendedor no tiene que estar en la sala. Eso es cierto, y no es la regla. La regla va al revés.

An online notary public physically located in this state may perform an online notarization that meets the requirements of this part regardless of whether the principal or any witnesses are physically located in this state at the time of the online notarization.

Fla. Stat. s. 117.265(1)¹

Es decir: un online notary public ubicado físicamente en Florida puede hacer la notarización en línea sin importar si el principal o los testigos están físicamente en Florida. Una sola ubicación queda fija y es la del notario. La ubicación del principal es expresamente irrelevante, y la de cada testigo también.¹ Esa frase responde las dos preguntas que un agente de bienes raíces realmente lleva a un cierre, y las responde en direcciones opuestas. Un vendedor firmando desde Madrid cae de lleno dentro del estatuto. Un notario sentado en Georgia no está haciendo una notarización en línea de Florida bajo esta parte.

Qué convierte a alguien en online notary de Florida

No todo notario de Florida puede hacer esto. Es un registro aparte, encima de la comisión, y el Estatuto de Florida 117.225 dice lo que hace falta: tener una comisión vigente de notary public bajo la parte I del capítulo, completar un curso sobre los deberes, obligaciones y requisitos tecnológicos, pagar la cuota de registro, presentar un registro jurado ante el Department of State, identificar el RON service provider o los proveedores cuya tecnología se va a usar, obtener una fianza de $25,000 pagadera a cualquier persona perjudicada por un incumplimiento del deber, y llevar errors and omissions insurance por un monto mínimo de $25,000.³

El Department of State exige el curso de educación en línea y un certificado de cumplimiento adjunto al registro, y publica una lista de online notaries aprobados que se puede consultar.⁸ Esa lista es la respuesta a la pregunta de si la persona está realmente registrada para esto, y es pública.

Un RON service provider, en palabras del estatuto, es una persona que provee audio-video communication technology y procesos, servicios, software, almacenamiento de datos u otros servicios relacionados a los online notaries public con el fin de facilitar directamente sus notarizaciones en línea.² El estatuto también resuelve quién lo elige: el online notary public selecciona al proveedor, y nadie puede exigirle al online notary public que use uno en particular.¹

La secuencia de identidad son tres pasos, no uno

Una videollamada no es la verificación de identidad. Es el lugar donde ocurre. El Estatuto de Florida 117.265 permite que el notario se apoye en su conocimiento personal del principal y, de lo contrario, exige tres cosas distintas para cada principal: remote presentation de un documento de identificación emitido por el gobierno, credential analysis de ese documento, e identity proofing en forma de knowledge-based authentication u otro método que cumpla.¹

Son términos definidos, no descripciones sueltas. Remote presentation es la transmisión de una imagen del documento de identificación emitido por el gobierno, con calidad suficiente para que el notario pueda identificar a la persona y hacer el credential analysis. Credential analysis es un proceso en el que un tercero ayuda al notario a afirmar la validez del documento y de los datos que contiene. Identity proofing es un proceso en el que un tercero afirma la identidad de una persona usando fuentes de datos públicas o propietarias.² Dos de los tres involucran a un tercero, y por eso esto corre dentro de la plataforma de un proveedor y no en una videollamada cualquiera.

El firmante fuera del estado tiene un paso extra

Cuando el principal no está en Florida, el estatuto agrega una confirmación fácil de pasar por alto porque no tiene nada que ver con la tecnología:

In performing an online notarization of a principal not located within this state, an online notary public must confirm, either verbally or through the principal's written consent, that the principal desires for the notarial act to be performed by a Florida notary public and under the general law of this state.

Fla. Stat. s. 117.265(3)¹

O sea que el notario debe confirmar, de palabra o por consentimiento escrito del principal, que el principal desea que el acto notarial lo haga un notario de Florida y bajo la ley general de este estado. Esta es la disposición que vuelve útil la notarización remota en línea en los expedientes donde nada más funciona: un vendedor fuera del estado, un heredero que se mudó lejos, un dueño extranjero que no puede viajar. En ese último caso la notarización rara vez es la parte difícil del expediente, porque un vendedor extranjero trae consigo la retención de FIRPTA, y esa obligación corre por su propia vía.

Los testigos, y el único lugar donde las reglas aprietan

El Estatuto de Florida 117.285 permite que un testigo esté en la presencia física del principal o remoto del principal, siempre que el testigo y el principal usen audio-video communication technology.⁵ La identidad del testigo remoto, y la del principal, se verifican con los mismos procedimientos que identifican a un principal bajo 117.265(4). El testigo que está físicamente con el principal confirma su identidad diciendo su nombre y su dirección actual en la grabación de audio y video.⁵

La subsección (5) de esa sección es donde aplica un régimen más estricto cuando hay menos de dos testigos en la presencia física del principal, con preguntas de tamizaje y una regla de que el testimonio remoto por audio-video communication technology no es efectivo para atestiguar la firma de un principal que sea vulnerable adult según el s. 415.102.⁵ Conviene leer el texto introductorio antes de suponer que aplica a un cierre: la subsección (5) está dirigida a un will bajo el capítulo 732, un revocable trust con aspectos testamentarios, un health care advance directive, un acuerdo sobre sucesión o una renuncia a derechos conyugales bajo el s. 732.701 o el s. 732.702, y un power of attorney que autorice las transacciones enumeradas en el s. 709.2208.⁵ Una escritura y una hipoteca no están en esa lista. Cuando se usa un power of attorney para firmar por una parte, vale saber en cuál lista cae, y eso es pregunta para el abogado que lo redactó.

Cada sesión se graba, y se guarda

Esta es la parte que la mayoría descubre después. El Estatuto de Florida 117.245 exige un electronic journal de notarizaciones en línea que anote la fecha y la hora, el tipo de acto notarial, una descripción del documento, el nombre y la dirección de cada principal, la evidencia de identidad de cada principal, y el honorario cobrado si hubo alguno. Aparte, el RON service provider tiene que conservar una copia ininterrumpida y sin editar de la grabación de la comunicación de audio y video, que cubre las comparecencias, la confirmación de identidad, la recitación del acto notarial, y una declaración del principal de que su firma se hace con conocimiento y de forma voluntaria.⁴

La obligación de retención es concreta. El journal y las grabaciones se mantienen por al menos 10 años después de la fecha del acto notarial, con una regla aparte para electronic wills en manos de un qualified custodian.⁴ Una notarización en línea deja entonces bastante más evidencia que una firma atestiguada del otro lado de una mesa de juntas, y eso juega a su favor, no en contra.

Qué hace el recorder con el documento

Una escritura solo cumple su función cuando queda registrada, así que la oficina de registro es la pregunta que importa. El Estatuto de Florida 695.28 lo atiende de frente. Un documento que por lo demás tiene derecho a ser registrado, presentado por medios electrónicos u otros medios y aceptado para su registro, se considera válidamente registrado y da aviso a todas las personas, aunque haya sido notarizado por un online notary public fuera de la presencia física del firmante mediante audio-video communication technology, aunque el testimonio se haya hecho fuera de la presencia física del notario o del principal, o aunque lo registrado haya sido una impresión certificada de un documento al que se le adhirieron firmas electrónicas.⁷

Esa sección tiene un límite, y es la mitad honesta de la respuesta:

This section does not preclude a challenge to the validity or enforceability of an instrument or electronic record based upon fraud, forgery, impersonation, duress, incapacity, undue influence, minority, illegality, unconscionability, or any other basis not in the nature of those matters described in subsection (1).

Fla. Stat. s. 695.28(3)⁷

Dicho en español: la sección no impide una impugnación de validez o exigibilidad por fraude, falsificación, suplantación, coacción, incapacidad, influencia indebida, minoría de edad, ilegalidad, carácter abusivo, ni por cualquier otro motivo distinto de los descritos en la subsección (1). El estatuto perdona la imperfección técnica en cómo se firmó o se presentó un instrumento electrónico. No perdona una firma falsificada ni un firmante suplantado. Esa es la misma exposición que describe nuestra guía sobre el fraude de escrituras en Florida, donde la pregunta no es si el documento fue aceptado en el mostrador sino si el instrumento era cierto. El identity proofing remoto es una barrera seria contra la suplantación. No es una cura, y el 695.28 no finge lo contrario.

Si un documento llega al recorder por vía electrónica es asunto de cada condado. Miami-Dade publica el eRecording como opción a través de submitters aprobados, y enumera Corporation Service Company, e-Docs Solutions, eRecording Partners, Hopdox, Simplifile y Swift-E Recording, y señala que no se necesita equipo especial más allá de una computadora con internet de alta velocidad y un escáner.⁹ Fuera de Miami-Dade los submitters disponibles y los sistemas cambian según el condado.

Lo que el acto en sí puede costar

El Estatuto de Florida 117.275 dispone que un online notary public, o el empleador de ese online notary public, puede cobrar un honorario que no exceda $25 por realizar un acto notarial en línea bajo esa parte.⁶ Ese es un tope legal sobre el acto notarial, y vale conocerlo porque es una de las pocas cifras alrededor de un cierre que la legislatura fijó de verdad.

Qué puede confirmar un agente desde temprano

Tres cosas se pueden revisar antes de que alguien quede contra un plazo. Si el notario está registrado como online notary ante el Department of State, que es una lista pública.⁸ Si el firmante está fuera de Florida, lo que no es un problema bajo el estatuto pero sí agrega la confirmación del 117.265(3). Y si el documento que se firma es una escritura o una hipoteca, o algo de la lista del 117.285(5), porque el régimen de testigos no es el mismo.

Una cosa no se puede confirmar desde el estatuto, y es justo la que detiene operaciones: los requisitos propios de un prestamista para aceptar un paquete de cierre notarizado de forma remota los fija el prestamista y sus inversionistas, no el capítulo 117. Que la ley de Florida permita la notarización y que un prestamista en particular esté dispuesto a fondear sobre ella son preguntas separadas, y la segunda se le hace al prestamista. La remote ink notarization hecha por un notario comisionado en otro estado es otro análisis distinto, gobernado por la ley de ese estado y no por la parte II del capítulo 117, y eso le toca al abogado del expediente.

La versión corta

La ley de notarización remota en línea de Florida fija la ubicación del notario, no la del firmante: un online notary ubicado físicamente en Florida puede notarizar para un principal y testigos que estén en cualquier lugar.¹ Requiere un registro aparte con fianza y cobertura de errors and omissions,³ una secuencia de identidad de tres pasos en vez de una videollamada,¹ y produce una grabación de audio y video y un journal que se guardan por al menos 10 años.⁴ Un instrumento registrado que se notarizó así queda protegido contra una impugnación técnica, pero no contra la falsificación ni la suplantación.⁷

Si tiene un vendedor que no puede llegar a la mesa de cierre, llámenos temprano y podemos hablar de cómo se estructuraría la firma.

Preguntas frecuentes

¿Se puede hacer una notarización remota en línea de Florida para un firmante que está fuera del estado o fuera del país?

Sí. El Estatuto de Florida 117.265 dispone que un online notary public ubicado físicamente en Florida puede realizar una notarización en línea que cumpla con los requisitos de esa parte, sin importar si el principal o algún testigo se encuentra físicamente en Florida al momento de la notarización. La restricción que impone el estatuto es sobre la ubicación del notario, no sobre la del firmante.

¿Un notario de Florida necesita un registro aparte para hacer notarizaciones remotas en línea?

Sí. Según el Estatuto de Florida 117.225, registrarse como online notary public requiere tener una comisión vigente de notary public bajo la parte I del capítulo 117, completar un curso sobre los deberes, obligaciones y requisitos tecnológicos, pagar la cuota de registro, presentar un registro jurado ante el Department of State, identificar el RON service provider o los proveedores cuya tecnología se va a usar, obtener una fianza de $25,000 pagadera a cualquier persona perjudicada por un incumplimiento del deber, y estar cubierto por una póliza de errors and omissions insurance por un monto mínimo de $25,000. El Department of State publica una lista de online notaries aprobados.

¿Cómo se confirma la identidad del firmante en una notarización en línea de Florida?

El Estatuto de Florida 117.265 permite la confirmación por conocimiento personal del firmante por parte del notario, o bien mediante tres pasos aplicados a cada principal, que son remote presentation de un documento de identificación emitido por el gobierno, credential analysis de ese documento, e identity proofing en forma de knowledge-based authentication u otro método de identity proofing que cumpla con los estándares del capítulo.

¿Se permiten testigos remotos en una notarización en línea de Florida?

El Estatuto de Florida 117.285 dispone que un testigo puede estar en la presencia física del principal o remoto del principal, siempre que el testigo y el principal usen audio-video communication technology. La identidad del testigo remoto, y la del principal, deben verificarse con los mismos procedimientos que identifican a un principal bajo el Estatuto de Florida 117.265(4). Un testigo que está físicamente con el principal confirma su identidad diciendo su nombre y su dirección actual en la grabación de audio y video.

¿Existe una grabación de la notarización en línea de Florida, y cuánto tiempo se guarda?

Sí. El Estatuto de Florida 117.245 exige un electronic journal de notarizaciones en línea y exige que el RON service provider conserve una copia ininterrumpida y sin editar de la grabación de la comunicación de audio y video. El estatuto dispone que el journal y las grabaciones se mantengan por al menos 10 años después de la fecha del acto notarial, con una regla aparte para electronic wills en manos de un qualified custodian.

¿Un county recorder de Florida acepta una escritura que fue notarizada en línea?

El Estatuto de Florida 695.28 lo atiende directamente. Un documento que por lo demás tiene derecho a ser registrado, presentado por medios electrónicos u otros medios y aceptado para su registro, se considera válidamente registrado y da aviso a todas las personas, aunque haya sido notarizado por un online notary public fuera de la presencia física del firmante mediante audio-video communication technology, o aunque lo registrado haya sido una impresión certificada de un documento con firmas electrónicas. Esa sección expresamente no impide una impugnación basada en fraude, falsificación, suplantación, coacción, incapacidad o influencia indebida.

¿Hay un tope a lo que un online notary de Florida puede cobrar por acto notarial?

El Estatuto de Florida 117.275 dispone que un online notary public, o el empleador de ese online notary public, puede cobrar un honorario que no exceda $25 por realizar un acto notarial en línea bajo esa parte. Ese es el tope legal del acto notarial en sí y es aparte de cualquier otro cargo en una transacción.

Fuentes

Cada afirmación de esta guía proviene de las fuentes que aparecen abajo. Las cifras y los plazos establecidos por ley se tomaron directamente de la fuente oficial, no de artículos que las comentan. Fuentes verificadas por última vez el 8 de octubre de 2026.

1. Fla. Stat. s. 117.265 — Online notarization procedures. La regla de ubicación, el consentimiento del principal fuera del estado y la secuencia de identidad (en inglés) The Florida Senate, estatutos oficiales Consultada el 8 de octubre de 2026
2. Fla. Stat. s. 117.201 — Definitions, parte II del capítulo 117 (en inglés) The Florida Senate, estatutos oficiales Consultada el 8 de octubre de 2026
3. Fla. Stat. s. 117.225 — Registration; qualifications para online notary public (en inglés) The Florida Senate, estatutos oficiales Consultada el 8 de octubre de 2026
4. Fla. Stat. s. 117.245 — Electronic journal of online notarizations, y el plazo de retención del audio y video (en inglés) The Florida Senate, estatutos oficiales Consultada el 8 de octubre de 2026
5. Fla. Stat. s. 117.285 — Supervising the witnessing of electronic records (en inglés) The Florida Senate, estatutos oficiales Consultada el 8 de octubre de 2026
6. Fla. Stat. s. 117.275 — Fees for online notarization (en inglés) The Florida Senate, estatutos oficiales Consultada el 8 de octubre de 2026
7. Fla. Stat. s. 695.28 — Validity of recorded electronic documents (en inglés) The Florida Senate, estatutos oficiales Consultada el 8 de octubre de 2026
8. Remote Online Notary Public (RON), requisitos de registro y la lista de online notaries aprobados (en inglés) Florida Department of State, Division of Corporations Consultada el 8 de octubre de 2026
9. Official Records, incluyendo las opciones de eRecording del condado y los submitters aprobados (en inglés) Miami-Dade Clerk of the Court and Comptroller Consultada el 8 de octubre de 2026